COSA E' UNA P.E.C.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).
Rispetto alla Posta Elettronica ordinaria, il servizio PEC presenta delle caratteristiche aggiuntive che forniscono agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o mancata consegna) delle e-mail al destinatario:
- ha lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione;
- grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile nessun tipo di modifica nè al messaggio nè agli eventuali allegati.
- La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio.
Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute" che il messaggio:
- È stato spedito
- È stato consegnato (o NON è stato consegnato)
- Non è stato alterato
In ogni avviso inviato dai gestori è inserito anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Nel caso in cui il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consentirà la riproduzione delle ricevute stesse con lo stesso valore giuridico.
La Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per tutte le aziende individuali e società che devono quindi associare presso il registro delle imprese un indirizzo PEC valido e attivo. Per le Comunità come la nostra e per i “privati cittadini” la PEC non è ancora obbligatoria, tuttavia, per la Comunità di Costa Paradiso, rappresenta un triplice vantaggio:
- Notevole risparmio economico permettendo la trasmissione a bassissimo costo di un numero illimitato di comunicazioni dalla Comunità ai suoi Partecipanti e viceversa. Questo soprattutto nelle comunicazioni più costose (raccomandate con ricevuta di ritorno) adottate obbligatoriamente in occasione di convocazioni d’assemblea, invio diffide ecc; ma anche in occasione dell’invio, a tutti i partecipanti (più di 2.000!), delle periodiche quote (di acconto e a saldo) dovute alla Comunità.
- Possibilità di informare, gratuitamente e e con maggiore frequenza tutti i Partecipanti che non frequentano il sito della Comunità e che ad oggi sono raggiungibili solo per via cartacea. O non sono raggiungibili affatto!
- Rapidità e certezza di ciascuna comumicazione.
A questi specifici vantaggi si aggiungono, più in generale, i seguenti:
SEMPLICITA’
Il servizio PEC si usa come la posta elettronica tradizione e può quindi essere gestita sia tramite un programma client (Es. Outlook Express) che via web attraverso la Webmail. Quest’ultima è anche accessibile da Smartphone e Tablet attraverso l’App dedicata.
SICUREZZA
A differenza della mail tradizionale il servizio PEC utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs e HTTPs. Tutte le comunicazioni sono inoltre protette perché crittografate e firmate digitalmente garantendo l’integrità e l’inalterabilità dei messaggi inviati e ricevuti e dei relativi allegati.
VALIDITA’ LEGALE
La PEC ha esattamente lo stesso valore legale di una raccomandata AR e le ricevute possono essere utilizzate come prova dell’invio, della ricezione e del contenuto del messaggio inviato, anche in caso di contenzioso. Inoltre le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna del messaggio vengono conservate dal gestore per 30 mesi.
PROTEZIONE DA VIRUS E SPAM
Il servizio PEC è pressoché immune dalla fastidiosa posta spazzatura in quanto non è possibile ricevere messaggi non certificati.
COMODITA’
La casella PEC può essere utilizzata in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo (pc, tablet o smartphone) collegato ad internet.
CONVENIENZA
Rispetto a strumenti quali posta raccomandata o fax, il servizio di posta elettronica certificata ha dei costi inferiori e permette un risparmio notevole di tempo. Inoltre il costo di una casella PEC è annuale e fisso, dunque non cambia in base all’utilizzo. La Comunità fa pagare solo 5 €/anno ai partecipanti che adottano una PEC della Comunità o, in alternativa, 10 € per ogni raccomandata con ricevuta di ritorno (convocazione di assemblea, diffide, ecc.) e 5 € per ogni altra comunicazione cartacea spedita con posta ordinaria(bollette acqua, acconti e saldi di gestione, solleciti di pagamento ecc.) per una spesa totale prevista, pro capite, di 30-40 €/anno.
La spesa annua complessiva della PEC, essendo indipendentemente dal numero di comunicazioni inviate, permette alla Comunità e ai Partecipanti uno scambio di informazioni a costo zero pressoché illimitato.
COME RICHIEDERE UNA CASELLA PEC ALLA COMUNITA'
Se non si possiede una propria casella PEC è possibile ottenerla dalla Comunità compilando il modulo elettronico disponibile qui oppure il modulo cartaceo scaricabile qui.
Nel caso in cui il Partecipante abbia compilato (ed inoltrato) il modulo di richiesta PEC in formato elettronico, tramite questo sito, la richiesta sarà automaticamente ricevuta dalla segreteria della Comunità.
Nel caso in cui il Partecipante abbia stampato e compilato il modulo cartaceo, questo dovrà essere recapitato alla Comunità "Brevi Manu", per posta, oppure potrà essere scannerizzato e inviato all'indirizzo:
segreteria@territoriocostaparadiso.it
Nel caso, infine, il Partecipante decida di chiedere la PEC durante il periodo di permanenza a Costa, potrà rivolgersi direttamente all' Help Desk della Comunità dove gli sarà consegnato una copia del modulo da compilare e gli sarà fornito eventuale aiuto nella compilazione. Considerare, tuttavia, che a causa dell'elevata l'affluenza, nel periodo estivo, questa soluzione potrebbe richiedere più tempo di quella ... "elettronica".
Una volta ricevuta la richiesta la segreteria della Comunità assegnerà un indirizzo PEC e lo comunicherà al Partecipante, via mail, insieme ad una password provvisoria.
COME ATTIVARE UNA PEC DELLA COMUNITA'
Con le credenziali ricevute dalla segreteria della Comunità, il Partecipante potrà accedere alla propria casella PEC tramite l'area clienti del sito di Aruba al link:
https://areaclienti.pec.it/
Una volta effettuato l'accesso si suggerisce di entrare nell'area "modifica dati" e cambiare la password provvisoria ricevuta dalla Comunità.
PAGAMENTO ANNUALE DEL COSTO DELLA CASELLA PEC
Il costo di 5 € per il primo anno di utilizzo, sarà addebitato, automaticamente, insieme con le prime quote esigibili dopo l'assegnazione della casella.
Il costo annuale per i successivi rinnovi, sarà addebitato, automaticamente, in concomitanza con le prime quote esigibili dopo la scadenza della casella.